Kadry i płace

Obsługa kadrowo-płacowa

Obsługa kadrowo-płacowa jest nieodłącznym elementem prowadzenia niemal każdego rodzaju działalności. Dotyczy ona szeroko pojętego zarządzania potencjałem ludzkim w firmie oraz wszystkich etapów procesu zatrudniania pracowników.

Kto najczęściej korzysta z usług kadrowo-płacowych?

Bezpieczną działalność firmy warunkuje między innymi poprawne i rzetelne funkcjonowanie działu kadrowo-płacowego w jej strukturach. Najbardziej opłacalną strategią dla małych i średnich przedsiębiorstw tym w zakresie jest natomiast skorzystanie z outsourcingu kadr i płac. Polega on na przekazaniu zewnętrznej firmie obowiązków związanych z obsługą zasobów ludzkich.

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?

W zakres obsługi kadr i płac w firmach wchodzi wiele różnorodnych zadań. Obejmują one bowiem wszystkie kwestie związane z zatrudnieniem pracownika oraz ewidencją jego czasu pracy. Polityka kadrowa ma natomiast znaczenie nie tylko w kontekście rzetelnej realizacji wymogów prawnych. Wysokiej jakości obsługa pracowników wpływa na ich poziom zaufania względem firmy, motywacji do pracy oraz poczucie samorealizacji. Czynniki te mają nieodzowny wpływ na rozwój i efektywność prowadzenia działalności. Do działań kadrowo-płacowych obsługiwanych przez firmy zewnętrzne należy między innymi:

• naliczanie wynagrodzeń pracowników,
• podliczanie czasu pracy wszystkich osób pracujących na terenie zakładu,
• rozliczanie urlopów,
• wysyłanie deklaracji podatkowych pracowników dla ZUS.

Jakie kompetencje powinien posiadać specjalista ds. kadr i płac?

• Wykształcenie wyższe, najczęściej z zakresu psychologii, prawa, administracji, rachunkowości lub księgowości.
• Wiedza z zakresu pozyskiwania pracowników w określonej branży.
• Wysoka organizacja pracy.
• Gotowość aktualizacji wiedzy w zakresie wymogów prawnych.
• Wysoki stopień umiejętności interpersonalnych.
• Umiejętność obsługi niezbędnych do realizacji usług kadrowo płacowych narzędzi i programów komputerowych.

Co wchodzi w zakres obsługi kadrowo-płacowej

• Sporządzanie miesięcznych list wynagrodzeń pracowników.
• Przygotowywanie i przesyłanie deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego.
• Sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem.
• Prowadzenie akt osobowych oraz rejestru badań lekarskich i szkoleń BHP.
• Przygotowywanie rocznych rozliczeń podatkowych.
• Rejestrację przedsiębiorstwa i jego pracowników w Urzędzie Skarbowym i ZUS.
• Przygotowanie instrukcji płacowych dotyczących wynagrodzeń netto, ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz podatku dochodowego.
• Prowadzenie spraw związanych z kalendarzami pracowników (w tym urlopami i zwolnieniami).
• Sporządzanie sprawozdań do celów księgowych i zarządczych.
• Przeglądy typu compliance.
• Pomoc w trakcie audytów.
• Kierowanie pracowników na badania lekarskie wymagane przepisami prawa pracy.
• Sporządzanie raportów statystycznych wymaganych przepisami prawa pracy.
• Reprezentowanie przedsiębiorstwa podczas kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy Urzędu Skarbowego.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Działania z jej zakresu można podzielić natomiast na tak zwany HR twardy i HR miękki. HR twardy dotyczy przede wszystkim czynności związanych z terminową wypłatą wynagrodzeń, ewidencją czasu pracy, zwolnień i urlopów oraz prowadzeniem kompleksowej dokumentacji pracownika zgodnej z normami prawa. HR miękki może odnosić się natomiast do kwestii motywowania pracowników, zwracania uwagi na ich potrzeby oraz rozwój.